Roles de usuario de WordPress: diferencias entre Administrador, Editor, Autor, Colaborador y Suscriptor
Los roles de usuario de WordPress son la función que define qué puede hacer cada usuario, como escribir y publicar entradas o instalar plugins, según el rol que se le asigna. Para decidir qué dejar en manos de redactores y administradores del sitio, añadí usuarios y les cambié el rol en WordPress 7.1.3, comparé el resultado con la lista de capacidades predeterminadas del núcleo y resumí en una tabla las diferencias entre los cinco roles.
Con los valores predeterminados del núcleo, el administrador tiene 50 capacidades; el editor, 26; el autor, 7; el colaborador, 3, y el suscriptor, 1. Las cifras no incluyen las capacidades de nivel de usuario del sistema antiguo.
1️⃣ Cómo funcionan los roles de usuario de WordPress: un rol es un conjunto de capacidades
El nombre del rol no es lo que decide qué puede hacer un usuario. Un rol es el nombre de un conjunto de capacidades, y WordPress comprueba, cada vez que se abre un menú o se pulsa un botón, si el usuario tiene la capacidad para esa tarea. Es como una tarjeta de acceso de oficina que abre puertas distintas en cada planta.
Por ejemplo, el menú Medios solo aparece con la capacidad [upload_files], y por defecto los roles que la tienen son administrador, editor y autor. Si inicias sesión como colaborador, no hay Medios en el menú de administración y tampoco puedes subir archivos de imagen en el editor de entradas.
Las capacidades de un rol aumentan con los plugins. En el sitio que revisé, un plugin de maquetación había añadido 4 capacidades a cada uno de los roles editor, autor y colaborador, y seguían en los roles incluso después de desactivar el plugin.
2️⃣ Los cinco roles de usuario de WordPress: qué puede hacer cada uno
Como el colaborador también escribe entradas, parece que podrá publicarlas, pero no tiene la capacidad de publicar. Su editor muestra el botón [Enviar para revisión] en lugar de [Publicar], y las entradas enviadas quedan en estado Pendiente hasta que un editor o un administrador las publica.
| Qué puede hacer | Administrador | Editor | Autor | Colaborador | Suscriptor |
|---|---|---|---|---|---|
| Ver el escritorio y el propio perfil | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Escribir entradas propias y guardar borradores | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ |
| Publicar entradas propias | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ |
| Editar o borrar entradas propias publicadas | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ |
| Subir archivos multimedia | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ |
| Editar o borrar entradas de otros | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Crear y publicar páginas | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Gestionar categorías | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Aprobar comentarios en entradas de otros | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Guardar HTML con scripts | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Instalar y actualizar temas y plugins | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Añadir usuarios y cambiar roles | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Cambiar el menú Ajustes | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Exportar e importar | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
La tabla se basa en la lista de capacidades predeterminadas del núcleo de WordPress 7.1.3 y se aplica a sitios que no son multisitio.
El autor puede publicar sus entradas y editarlas o borrarlas después de publicarlas, pero no puede editar las entradas ni las páginas de otros. El editor gestiona todas las entradas, páginas, categorías y comentarios, y solo el administrador puede cambiar temas, plugins, usuarios y el menú Ajustes.
Tras iniciar sesión, el suscriptor solo puede abrir el escritorio y su propio perfil; el cambio del idioma de administración y de la barra de herramientas en la pantalla de perfil se explica en Cambiar el idioma de WordPress (artículo aparte). En la lista predeterminada del núcleo, el rol de suscriptor tiene una sola capacidad: [read].
3️⃣ Cómo añadir un usuario y cambiar su rol en WordPress
Aunque conozcas las diferencias entre roles, si dejas el campo de perfil como está al añadir un usuario, el nuevo usuario se crea como suscriptor, el valor por defecto. Se debe a que el valor inicial del campo sigue el ajuste Perfil por defecto para los nuevos usuarios de Ajustes › Generales.
Los usuarios se añaden en Usuarios › [Añadir usuario], y los dos campos obligatorios son Nombre de usuario y Correo electrónico. Al abrir la pantalla, el campo de contraseña ya muestra una contraseña generada y su seguridad, y al pulsar [Generar contraseña] cambia por un valor nuevo.
Si dejas activada [Envía al nuevo usuario un correo electrónico con información sobre su cuenta], el nuevo usuario recibe el correo [Datos de acceso]. Incluye el nombre de usuario y un enlace para establecer la contraseña, pero no la contraseña.
El rol de un usuario existente se cambia en Usuarios › [Todos los usuarios]. Marca el usuario, elige el perfil en [Cambiar perfil a…] y pulsa [Cambiar]: aparece el aviso [Perfiles cambiados.].
Al dejar vacío el nombre de usuario o el correo y pulsar [Añadir usuario], el campo vacío se marcó con un borde rojo y no se creó la cuenta. Con un correo mal escrito aparecieron juntas dos líneas: [Error: La dirección de correo electrónico no es correcta.] y [Error: por favor, introduce una dirección de correo electrónico.]
4️⃣ El perfil por defecto de los nuevos usuarios y el ajuste de registro
El perfil por defecto de los nuevos usuarios se define en [Perfil por defecto para los nuevos usuarios] de Ajustes › Generales, y su valor inicial es Suscriptor. En la misma pantalla, [Cualquiera puede registrarse] está desactivado al principio; al activarlo, las cuentas que registran los visitantes reciben el perfil por defecto.
Con el registro activado y el perfil por defecto en Autor, cualquiera que se registre puede publicar entradas y subir archivos. Los demás campos de Ajustes › Generales se explican en Ajustes del panel de WordPress paso a paso.
Desde WordPress 7.0, Administrador y Editor ya no están en la lista de perfiles por defecto; en los sitios que ya lo tenían configurado como Administrador o Editor, ese valor sigue en la lista. En el sitio con WordPress 7.1.3 que revisé, la lista mostraba tres: Suscriptor, Colaborador y Autor.
5️⃣ Cómo elegir el rol de usuario en WordPress
Colaborador encaja con redactores externos cuyas entradas revisas antes de publicarlas, pero como no puede subir imágenes no sirve para quien escribe entradas con muchas fotos. A quien le confías la publicación le das Autor, y a quien también edita las entradas de otros, Editor.
El rol de administrador incluye instalar plugins, borrar usuarios y los ajustes del sitio, así que solo se da a quien gestiona el sitio. A quien solo administra el contenido se le asigna Editor en lugar de Administrador.
En un multisitio existe además un superadministrador que gestiona toda la red, y el administrador de cada sitio no puede instalar plugins ni temas ni borrar usuarios. La capacidad de guardar HTML con scripts tal cual también está reservada al superadministrador.
En el sitio que revisé, al añadir un usuario de ejemplo como autor y cambiarlo después a editor, el recuento por perfil sobre la lista pasó de [Autor (1)] a [Editor (1)]. Antes de aceptar redactores externos, conviene comprobar primero que el perfil por defecto para los nuevos usuarios de Ajustes › Generales sea Suscriptor.
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